Fatura, orçamento e recibo: as diferenças em Portugal
Quem começa a trabalhar por conta própria mistura muitas vezes estes documentos. Explico o que cada um é, o que deve constar e quando é preciso um documento certificado.
Quatro documentos, quatro funções
Parecem a mesma coisa e não são. O orçamento é uma proposta de preço enviada antes do trabalho: diz o que fazes e quanto custa, sem ainda haver venda. A fatura é o documento que comprova que vendeste um produto ou prestaste um serviço e que regista o valor e o IVA. O recibo comprova que recebeste o pagamento. E a fatura-recibo junta as duas funções, quando o pagamento é feito no momento, e é a que mais se usa por quem trabalha a recibos verdes.
O que tem valor fiscal e o que não tem
Em Portugal, um orçamento não tem valor fiscal, é só um acordo comercial, e uma fatura só o tem se for emitida de acordo com as regras da Autoridade Tributária. Isto significa usar o Portal das Finanças ou um programa de faturação certificado pela AT, e comunicar os documentos. Um ficheiro feito num editor de texto ou numa folha de cálculo, por mais bonito que seja, não tem valor fiscal. Por isso o gerador desta página serve para orçamentos e documentos informais, e não para substituir a fatura legal.
O que deve constar numa fatura
Em linhas gerais, uma fatura deve ter: o nome, a morada e o NIF de quem emite e, na maior parte dos casos, de quem compra, a data, o número sequencial, a descrição do que foi vendido, a quantidade, o preço, a taxa de IVA e o valor do imposto, o total, e as menções legais que se apliquem. Em documentos certificados aparecem também elementos como o ATCUD e um QR Code próprio, que identificam o documento junto da AT. Confirma sempre com a AT ou com um contabilista a lista completa em vigor.
O prazo para emitir
De uma maneira geral, a fatura deve ser emitida até ao quinto dia útil seguinte ao da venda ou da prestação do serviço, e o pagamento à vista exige a emissão no momento em que se recebe. Existem regras específicas para vendas a consumidores finais e para outros casos, por isso convém confirmar na legislação ou com o teu contabilista. Atrasos podem dar origem a coimas.
Fatura com ou sem NIF do cliente
Se o cliente for um particular e não quiser dar NIF, a fatura é emitida como "consumidor final". Mas se for uma empresa ou se quiser deduzir a despesa no IRS ou no IVA, deve dar o NIF no momento. Corrigir depois é possível, mas dá trabalho e tem prazos. A boa prática é perguntar sempre antes de emitir.
IVA, isenção e o que escrever
Se cobras IVA, a fatura mostra o valor base, a taxa e o imposto. Se estás num regime de isenção, não cobras IVA, mas a fatura tem de indicar a menção legal que justifica a isenção. Não se escreve apenas "IVA 0%", porque isenção e taxa zero são coisas diferentes. Para perceberes melhor o regime, lê o guia sobre a isenção de IVA em Portugal, e para calcular o imposto numa fatura, usa a calculadora de IVA.
Exemplo: uma prestação de serviços
Imagina um serviço de 100€ de base com IVA a 23%. O IVA é 23€ e o total é 123€. Se o mesmo serviço for prestado por alguém em regime de isenção, o total é 100€, sem IVA, com a menção de isenção na fatura. O cliente particular paga menos, e o prestador não consegue recuperar o IVA das suas despesas. É por isso que o regime escolhido muda o preço que podes praticar.
Orçamento: o que convém escrever
Um orçamento bem feito evita discussões. Indica o que está incluído e o que não está, o prazo de validade da proposta, o prazo de execução, as condições de pagamento e se os valores têm ou não IVA. Muitos desentendimentos nascem de uma frase ambígua, como "preço a combinar" ou "inclui tudo", e escrever os detalhes protege-te a ti e ao cliente. Quando o cliente aceita, o orçamento passa a ser a base do que vais faturar.
Notas de crédito e correções
Se emitiste uma fatura com um erro, por exemplo valor, NIF ou descrição, não podes simplesmente apagá-la. Em regra, anula-se com uma nota de crédito e emite-se uma nova, ou corrige-se pelos mecanismos que o Portal das Finanças ou o programa de faturação oferecem. O importante é manter a sequência dos documentos e deixar um rasto claro das alterações. Se tens dúvidas, pergunta ao teu contabilista antes de mexer.
Conservar os documentos
Guarda as faturas e os recibos durante o tempo que a lei exige, que em muitos casos é de dez anos, em formato digital e com cópias de segurança. Quando é preciso justificar uma despesa, uma inspeção ou uma dedução, ter os documentos organizados poupa muita dor de cabeça. Uma pasta por ano, com subpastas por mês, costuma ser suficiente, e muitos programas de faturação guardam tudo por ti.
Como usar o gerador desta página
Recibos verdes: o que muda para quem trabalha por conta própria
Quem trabalha como independente emite normalmente faturas-recibo através do Portal das Finanças, e a cada documento corresponde um valor sobre o qual se calculam as contribuições à Segurança Social e o imposto sobre o rendimento. Por isso, emitir todos os documentos, com os valores corretos, não é só uma obrigação, é também o que permite provar o teu rendimento mais tarde, em pedidos de crédito, arrendamentos ou candidaturas. Um serviço pago "por fora" não deixa rasto e pode causar problemas.
Erros que se repetem
Os mais comuns são emitir a fatura sem NIF e depois tentar corrigi-la, esquecer a menção de isenção quando ela se aplica, descrever o serviço de forma demasiado vaga, e deixar passar o prazo de emissão. Outro erro é usar o orçamento como se fosse fatura e entregá-lo ao cliente como comprovativo. Uma pequena rotina, como emitir a fatura no mesmo dia em que recebes, evita a maior parte destes problemas.
O gerador de fatura simples ajuda a montar orçamentos e documentos informais, com até três linhas e IVA calculado por linha. Podes imprimir ou guardar em PDF. Para faturas com valor fiscal, usa o Portal das Finanças ou um programa certificado, e fala com um contabilista se tens dúvidas sobre o teu enquadramento.
Perguntas frequentes
Um orçamento tem valor fiscal?
Não. É uma proposta de preço. Só a fatura emitida segundo as regras da AT tem valor fiscal.
Qual a diferença entre fatura e fatura-recibo?
A fatura regista a venda ou o serviço. A fatura-recibo regista também o pagamento recebido, e é usada quando o pagamento é feito no momento.
Posso fazer uma fatura num ficheiro Word ou Excel?
Não com valor fiscal. As faturas têm de ser emitidas pelo Portal das Finanças ou por programa certificado pela AT.
O que escrever numa fatura de quem está isento de IVA?
A menção legal da isenção que se aplica ao teu caso. Não escrevas apenas "IVA 0%". Confirma a menção com a AT ou com um contabilista.
Durante quanto tempo guardar as faturas?
Em muitos casos, durante dez anos. Confirma o prazo aplicável à tua situação com um contabilista.